Kategorie: Events

So, nun ist es geschehen und das „Event am Meer“ wurde von unserer Seite offiziell abgesagt.

Als Einstieg in diesen Blogeintrag empfehle ich, zuerst die ausführliche Begründung des Orga-Teams zu lesen. Wir wollten nicht alles ins Announcement pressen, das ist ja auch auf 4000 Zeichen begrenzt und außerdem geht es als direkter Beitrag weniger unter.

Und nun zu meiner eigenen Sicht der Dinge: Ich persönlich bin wirklich traurig, dass das 3. Mega-Event in Bremerhaven vorerst nicht stattfinden wird, obwohl wir so viel Zeit und Nerven investiert haben. Auf der anderen Seite bin ich auch ein Stück weit erleichtert, denn die Aussichten fürs „Event am Meer“ wurden seit Pandemiebeginn immer schlechter und die Planung wurde immer anstrengender und ungewisser .

Ja, viele Branchen haben durch COVID-19 gelitten, aber die Eventbranche hat es mit am härtesten getroffen. Dementsprechend hat auch die Wirtschaft reagiert und viele Positionen gestrichen, die für Veranstaltungen verantwortlich sind. Und das war und ist unser größtes Problem: Das „Event am Meer“ sollte ein lockeres, offenes Geocaching-Mega-Event sein, genau so wie die letzten beiden Events MEGA am MEER 2015 und Event am Meer 2017. Aus diesem Grund war unsere oberste Priorität, ein für die Teilnehmer kostenloses Mega-Event zu organisieren und die notwendigen Ausgaben über den Verkauf von Merchandise zu decken.

Nun mag sich vielleicht der ein oder andere fragen, was da überhaupt für Kosten anfallen, es ist doch nur ein einfaches Treffen – so ganz simpel ist es leider nicht . Unabhängig von der pandemischen Situation müssen größere Veranstaltungen generell bei der zuständigen Behörde der Stadt oder Gemeinde angemeldet und natürlich auch von ihr genehmigt werden. In dem Zusammehang muss ein Veranstaltungskonzept bestehen und es müssen gewisse Regeln eingehalten werden. Dazu gehört zum Beispiel, dass für Notfälle die medizinische Versorgung vor Ort gesichert ist. Nein, es reicht nicht aus, einen Verbandskasten aus dem Kofferraum oder eine Packung Pflaster parat zu haben. Für unsere Mega-Events musste ein Rettungswagen samt Sanitätern bestellt werden, der die gesamte Zeit vor Ort zur Verfügung steht, falls etwas passiert. Als weiteren Punkt sind sanitäre Anlagen von Vorteil, auch die müssen angemietet und bezahlt werden. Die Stände und Händler vor Ort brauchen ebenfalls eine gewisse Infrastruktur, die Geocacher wollen auch irgendwo gemütlich sitzen und nicht nur stehen, und so weiter… so kommt allein für das Hauptevent am Samstag schon eine Menge zusammen, und dabei ist das Wichtigste noch gar nicht mit einberechnet: Die Location selbst. Es mag möglich sein, ein Mega-Event im eigenen Garten zu veranstalten, aber das wäre nicht der Spirit des „Event am Meer“. Wir wollten analog zu 2015 und 2017 wieder eine schöne Location inmitten der Seestadt Bremerhaven fürs Event haben und eigentlich hätte das auch geklappt, aber nach zwei Jahren Pandemie hat sich, wie bereits erwähnt, bei unseren Partnern sehr viel verändert. Kurzum: Uns kennt dort niemand mehr und so mussten wir erneut bei Null anfangen . Wir mussten unser Hobby, unseren Hintergrund und unsere Event-Idee komplett neu vorstellen und „verkaufen“, um die zuständigen Personen davon zu überzeugen, dass das „Event am Meer“ eine unterstützenswerte Veranstaltung ist, bei der es nicht um finanziellen Gewinn, sondern um eine schöne Veranstaltung in Bremerhaven geht, bei der man nicht nur Rentner in die Stadt holt, sondern junge Menschen und Familien. Leider haben wir trotz diverser Bemühungen und mehrerer Anläufe niemanden finden können, der unser Vorhaben unterstützen möchte. Unabhängig von unserer finanziellen Situation ist es generell schwierig, mit zuständigen Personen der Tourismus- und Veranstaltungsbranche ins Gespräch zu kommen, da sie durch diverse Verschiebungen, Absagen oder Kürzungen der eigenen Veranstaltungen selbst genug andere Themen auf dem Tisch haben.

Und so standen wir jetzt, Anfang 2022 mit der „Event am Meer“-Planung wieder ganz am Anfang. Eigentlich haben wir sogar große Rückschritte gemacht, wenn man die Situation mit dem Beginn unserer Planung Frühjahr 2018 vergleicht. Damals konnten wir noch von der Erfahrung der ersten beiden Mega-Events und den vielen geknüpften Kontakten profitieren und ich hätte im Traum nicht geahnt, dass sich die Situation so drastisch ändern könnte. Jetzt stehen wir mit leeren Händen da und haben keine Location, dafür viel Blut, Schweiß und Tränen investiert. Momentan befassen wir uns mit der Jonglage zwischen Einnahmen durch die verkauften Coins und Shirts und Ausgaben, die wir bereits im Vorfeld tätigen mussten und die wir zum Großteil nicht wiedersehen werden. Ein Beispiel dafür ist die Freitags-Location, die wir angemietet hatten, und für die wir trotz Lockdown und Veranstaltungsverbot im Juni 2020 keine Erstattung erhalten haben. Laut Inhaber sei es uns ja freigestellt gewesen, den Raum zu nutzen, wir hätten ihn ja gebucht und er würde und zur Verfügung stehen – wahrscheinlich hätten wir zu dritt in der leeren Halle Skat spielen können, wobei selbst das damals bei drei Haushalten nicht gestattet gewesen wäre. Aber momentan sieht es relativ gut aus, auch wenn der Verkauf des Merchandisings deutlich geringer ausfiel, als wir kalkuliert haben. Randnotiz: Sollte noch jemand Interesse an unseren wunderschönen Seesternen haben, meldet euch bitte bei uns.

Was jetzt auch noch auf uns zukommt ist das Abarbeiten der restlichen Bestellungen unseres Online-Shops. Wir sind sehr froh, dass viele von euch die Gelegenheit Ende 2020 genutzt haben und wir euch durch die Buchung der Versandoption schon viele Bestellungen zugeschickt haben, aber ein paar Dutzend sind noch bei uns im Lager. Wir haben alle betreffenden Personen angeschrieben und hoffen, dass ihr alle bald eure Coins, Pins und Shirts in Händen halten könnt. Das schneidet einen weiteren, wichtigen Punkt an, aus dem wir uns entschieden haben, das Mega-Event abzusagen: Beim Orga-Team hat sich bei allen Beteiligten sehr viel verändert, sodass mehr und mehr an GrafZahl75 hängen bleibt und das können und wollen wir nicht verantworten. Ich für meinen Teil löse gerade mein Elternhaus auf und werde dann nur noch selten in meiner alten Heimat sein. Vieles kann man sicher auch aus der Ferne organisieren, aber für einige Themen sollte man doch vor Ort sein, speziell in Kombination mit der Neuakquise für Location und Partner.

Und zu guter letzt sei auch noch das Thema Pandemie angeschnitten. Ist mir egal, ob das der ein oder andere nicht mehr hören kann, wir leben momentan in einer pandemischen Ausnahmesituation, die unser Leben weitreichend verändert hat und auch weiterhin verändern wird. Ich habe (leider) nicht zu entscheiden, ob wir weiter Masken tragen oder nicht, aber genau so wenig können wir abschätzen, wie die Situation für Events in diesem Jahr aussehen wird. Manch einer mag ja denken, die Pandemie sei vorbei, aber gehen wir mal davon aus, dass bis Sommer nicht alle Auflagen und Maßnahmen fallen gelassen werden: Dann wäre eine Veranstaltung nur mit einem gewissen Sicherheitskonzept umsetzbar. Das würde sehr wahrscheinlich bedeuten, dass das Gelände räumlich abgegrenzt sein muss und der Zutritt zum Gelände würde durch Einlasskontrollen beschränkt, um die Menge an Besuchern zu kontrollieren und ggf. den Einlass auf gewisse Personengruppen zu beschränken. Das bedeutet in der Umsetzung, dass wir einen Zaun anmieten und eine Sicherheitsfirma hätten beauftragen müssen, was nur durch den Verkauf von Merchandise lange nicht mehr finanziell abgedeckt gewesen wäre. Also hätten wir Eintritt nehmen müssen und das wäre nicht mehr im Sinne des „Event am Meer“ gewesen. Hinzu kommt, dass mit solchen Auflagen auch eine Verantwortung in einem Maße hinzukommt, die wir als Privatpersonen gar nicht hätten tragen können. Hätten wir 2020 ein Mega-Event veranstaltet, hätten wir als Veranstalter bis zu 10.000€ Strafe zahlen müssen, wenn sich jemand nicht an eine Maskenpflicht oder die Abstandsregel gehalten hätte. Und bei einer erwarteten Teilnehmerzahl von über 1.000 Personen würde ich meine Hand nicht ins Feuer legen, dass da kein Ausreißer dabei ist, der sich querstellt und für Ärger sorgt. Soweit zur Variante mit pandemischen Einschränkungen, bleibt noch die Wunschvorstellung, im Sommer würden Events stattfinden können wie vor 2020, ganz ohne Auflagen und alles beim Alten. Dann bleibt noch das große Problem, dass wir bis jetzt keinen Partner für die Location haben finden können und wir haben Februar 2022. Selbst wenn wir jetzt noch einen Termin hätten festlegen können, wären wir knapp dran gewesen. Viele von euch haben ihre Jahresurlaubsplanung schon abgeschlossen und sicher hätten wir es nicht allen Recht machen können. Somit ist 2022 planerisch schon gelaufen, dementsprechend müssten wir jetzt eigentlich in die Planung für 2023 gehen – und wie mehrfach erwähnt, stehen wir momentan ohne alles da.

Deshalb haben wir uns zusammengesetzt und haben gemeinschaftlich beschlossen, das „Event am Meer“ offiziell abzusagen und einen Strich unter die gesamte Eventplanung zu machen. Momentan hat es keinen Sinn, den Termin im Event-Listing immer weiter vorzuschieben und euch weitere Monate zu vertrösten, um dann mit viel Glück eventuell 2023 ein Mega-Event veranstalten zu können – was am Ende noch mit anderen Mega-Event-Terminen kollidieren würde, denn schließlich haben sich über die Jahre 2020 und 2021 einige geplante Mega-Events angesammelt, die wahrscheinlich gerne stattfinden wollen.

Ich denke, uns wird niemand für diesen Schritt böse sein, und wenn es trotz Blogeintrag auf eventammeer.de sowie diesem Blogeintrag doch noch jemand ist, hat er offensichtlich nicht verstanden, was alles nötig ist, um ein Mega-Event zu organisieren und zu veranstalten und mit welchen Pflichten und Verantwortungen es einhergeht. Mir persönlich fällt damit jedenfalls doch ein Stein vom Herzen, auch wenn ich wirklich traurig bin, dass wir das „Event am Meer“ erstmal nicht wiederholen werden. Mir hat die Organisation wirklich Spaß gemacht und es hat mich sehr gefreut, euch in meiner alten Heimat begrüßen zu dürfen. Aber wer weiß, was die nächsten Jahre bringen .